文件数字化服务

为什么您的企业需要文件数字化服务？

2022年05月23日

对于企业来说，文件资料是最重要的智慧资产。在商业流程、内部流程的各个环节都隐含着大量文件资料的传递，无论是每年、每月的财务报表、与客户签订的合约，还是产品的检验报告等等，当各种文件不断增加时，若没有妥善的管理解决方案，不仅会花费许多人力与时间整理，更会造成后续的查找困难和资安隐忧。

许多调查数据同时也应证了这一点。如美国智慧流程管理公司Nintex在2018年的一份调查提到，49%的员工由于公司内部文件管理不当，难以快速找到所需档案。亦如IDC国际数据信息在2019年做的调查也指出，42%的员工认为公司内部的文件流程大多仰赖人工作业，造成工作效率和生产力降低，且衍生更多管理成本。

种种迹象显示，文件资料的管理在企业中的重要性不容忽视，无论是各种电子文件的散落问题、亦或是转化成纸本文件后的串流管理，在在都是企业需要着眼的课题。在这些数据类型中，尽管数字化的发展越来越全面，但纸本文件始终没有彻底从商业流程中消失。相反地，正由于减少了非必要打印的文件，纸本含有重要机密的比例增加。这让企业需要有更良好的文件数字化解决方案，减少整理和查找文件所需花的成本，增加对于重要纸本信息的维护。

因应这样的需求，文件数字化服务（Document Process Outsourcing，DPO）随之诞生。

什么是文件数字化服务(DPO)？

DPO（Document Process Outsourcing）提供的是将纸本文件数字化的服务，包括扫描归档、定义分类和资安层级，以及制定文件管理系统，将纸本信息转换为更易管理的数字资产，并透过交给可信赖的第三方厂商协助您完成。

1

降低管理成本

大量的纸本数字化动作，均需仰赖人力执行，能够不需新增员工或雇员，亦可避免对应内部管理作业成本增加。

2

增加经济效益

在文件数字化之后，纸本文件即可转移至较低廉的存放中心，节省文件置放占用之昂贵的办公空间，降低办公环境营运成本。

3

增进安全及效率

透过电子文件优先进行即时检阅，减少纸本查找时间与可能性的往返运送之费用，既可增加调阅文件之效率，亦可降低纸本正本的传递遗失风险。工或雇员，亦可避免对应内部管理作业成本增加。

4

避免各种因环境因素造成之文件毁损

数字化后之原始文件透过妥善保存，置放于适宜的存放中心，可保持文件在恒温、恒湿的环境中收纳，能避免毁损珍贵文件。

新葡亰8883ent中国如何协助您文件数字化？

新葡亰8883ent中国拥有专业DPO服务团队，提供完整文件数字化、仓储管理以及一站式文件生命周期服务，并以以严格的作业流程安排，为您解决企业文件流程问题。

在与客户初步接触时，顾问会透过现地场勘确认需求，针对堆积的纸本文件，透过两步骤，先将杂乱的文件依照客户定义的原则「标准化」分类，再进行整理以及归类，分批进行数字化。

数字化完成后，新葡亰8883ent中国会依照客户需求及检索规则，将数字化档案命名，方便后续查找。

新葡亰8883ent中国的DPO服务，可为您省下纸本资料占据大量空间产生的营运成本。透过文件管理系统有效归档后，员工也可更轻松查找档案，纸本文件也可依法定存放时间排程销毁。就让新葡亰8883ent中国为您订定完善的文件流程服务，让您可以将更多的时间投入发展企业核心，持续专注前行！